PRIVACY POLICY プライバシーポリシー
個人情報保護方針
制定日:2005年4月1日
改定日:2017年4月1日
株式会社インフォコム東日本
代表取締役社長 鳥越直寿
当社は、「ITサービスソリューション」、「ITサービスサポート」の各事業を通じて、各種サービスをお客様にご提供しております。
当社は個人情報保護方針を下記の通り定め、当社の事業活動、経営活動を通じてお客さまより提供頂いたあるいはお預かりした個人情報ついて保護管理の仕組みを策定し、実施・維持・改善活動を行っております。
- 1. 事業の内容及び規模を考慮した適切な個人情報の取得、利用及び提供を定めた社内規定を遵守します。
- 2. 個人情報への不正アクセス、個人情報の紛失、破壊、改竄及び漏洩などの予防または是正に関して適切な処置を講じます。
- 3. 個人情報に関する法令及びその他の規範を遵守します。
- 4. 個人情報管理の仕組みを継続的に改善します。
- 5. 個人情報は利用目的の範囲で利用し、お客様の同意なく目的範囲外での利用は行わず、そのための措置を講じます。
- 6. 役職員に対する教育啓蒙活動を行うと共に、個人情報を取扱う部門ごとに部門管理責任者を置き、個人情報の適切な管理を行います。
- 7. 本人からの当該個人情報の開示、訂正、削除、利用停止等の要請、及び苦情・相談に対して遅滞無く対応致します。
個人情報保護法に基づく公表事項等に関するご案内
「個人情報の保護に関する法律」(以下「法」といいます)は、指定の事項を公表、もしくはご本人が(容易)に知り得る状態に置くことを義務付けております。以下では、これらの事項を公表等のために掲載させて頂きます。
1.当該個人情報取扱い事業者の名称(当社)
株式会社インフォコム東日本
2.当社が取扱う個人情報の利用目的
a)個人情報を直接取得する場合の利用目的
お客様から直接書面(電子的媒体を含む)に記載された個人情報を取得する場合は、その都度利用目的を明示致します。
b)開示対象個人情報の利用目的
開示対象個人情報の利用目的は次の通りです。
No | 個人情報 | 利用目的 |
---|---|---|
1 | 社員・採用情報 | 人事・採用及び口座・システム管理 |
2 | 入退館情報 | 入退館管理 |
3 | お客様情報 | 当社製品及びサービスご利用のお客様の業務管理等 |
利用目的を変更する場合には事前にお客様の同意を得ます。
c)直接書面以外の方法で取得した個人情報の利用目的
直接書面以外の方法で取得した個人情報の利用目的は次の通りです。
No | 個人情報 | 利用目的 |
---|---|---|
1 | お客様情報 | システム開発・運用・保守 |
2 | お問い合わせ情報 | 受託業務における問い合わせ対応 |
3.開示等請求に関する手続きについて
(利用目的の通知・開示請求・保有個人情報の訂正等(追加・削除)・利用停止)
開示の対象となる項目
開示の対象となる保有個人データの項目は、氏名・住所・電話番号・FAX番号・会社名・部署名・生年月日・メールアドレス・ユーザーIDなどとなります。
※コンテンツ・サービス内での個人情報の項目は各サイト内に記載しております。
1)請求方法について
保有個人データの利用目的の通知・開示・訂正等・利用停止の請求を行う場合、当社所定の申請書を入手してください。入手方法は下記よりダウンロードまたは、開示等の請求申し出先までメール・電話にて申込み下さい。
申請書は指定の事項を全てご記入の上、ご本人確認のための書類を同封し、開示等の請求申し出先迄ご郵送ください。お客様よりご郵送頂く申請書の郵送料はお客様のご負担となります。
尚、利用目的の通知・開示請求を除くコンテンツ・サービスにおける個人データのお取扱いについては、各サービスサイト内に記載しておりますので、ご確認ください。
各申請書の取得
(1)開示の請求について<開示の請求でご郵送いただくもの>
「個人情報の開示等の依頼票」及びご本人確認の為、次の書類が必要となります。
【ご本人からの場合】
以下①②③の書類を各1通お送りください。
- ①個人情報の開示等の依頼票(当社指定の申請書)。1通
- ②住民票の写し:発行日より3か月以内の原本。1通
- ③運転免許証・パスポート・健康保険証・在留カード・特別永住者証明書のいずれかのコピー。1通
運転免許証:表面のコピー。住所変更されている場合は、表面、裏面の両方のコピー。
パスポート:写真および住所のページのコピー。
健康保険証:名前・生年月日・住所が記載されているページのコピー。
在留カード:表面のコピー。住所変更されている場合は、表面、裏面の両方のコピー。
特別永住者証明書:表面のコピー。住所変更されている場合は、表面、裏面の両方のコピー。
※本人確認の書類に「本籍」が含まれる場合は都道府県以外を確認できないようにしたものをご送付ください。
【代理人の場合】
開示の請求をする方がご本人・未成年者・成年被後見人の法定代理人、または開示請求を行うご本人が委託した代理人である場合は、前項の
【ご本人からの場合】の書類に加えて下記の書類(A.①②③またはB.①②③④⑤)をご同封ください。
A.法定代理人の場合
次の法定代理権があることを確認するための書類をご用意ください。
- ①法定代理人の戸籍謄本または登記事項証明書 1通
- a.未成年者の場合
戸籍謄本:発行日より3か月以内の原本。 - b.成年被後見人の場合
登記事項証明書:東京法務局後見登録課にお問い合わせください。
→東京法務局ウェブサイト
- a.未成年者の場合
- ②法定代理人の住民票の写し:発行日より3か月以内の原本 1通
- ③法定代理人の運転免許証・パスポート・健康保険証・在留カード・特別永住者証明書のいずれかのコピー 1通
運転免許証:表面のコピー。住所変更されている場合は、表面、裏面の両方のコピー。
パスポート:写真および住所のページのコピー。
健康保険証:名前・生年月日・住所が記載されているページのコピー
在留カード:表面のコピー。住所変更されている場合は、表面、裏面の両方のコピー。
特別永住者証明書:表面のコピー。住所変更されている場合は、表面、裏面の両方のコピー。
※本人確認の書類に「本籍」が含まれる場合は、都道府県以外を確認できないようにしてご送付ください。
B.委任による代理人の場合
以下①②③④⑤の書類を各1通ご用意ください。
- ①当社指定の委任状 1通
- ②本人の印鑑証明書:発行日より3か月以内の原本。 1通
- ③本人の住民票の写し:発行日より3か月以内の原本。 1通
- ④代理人の住民票の写し:発行日より3か月以内の原本。 1通
- ⑤代理人の運転免許証・パスポート・健康保険証・在留カード・特別永住者証明書のいずれかのコピー 1通
運転免許証:表面のコピー。住所変更されている場合は、表面、裏面の両方のコピー。
パスポート:写真および住所のページのコピー。
健康保険証:名前・生年月日・住所が記載されているページのコピー。
在留カード:表面のコピー。住所変更されている場合は、表面、裏面の両方のコピー。
特別永住者証明書:表面のコピー。住所変更されている場合は、表面、裏面の両方のコピー。
※本人確認の書類に「本籍」が含まれる場合は、都道府県以外を確認できないようにしてご送付ください。
(2)訂正等・利用停止の請求について
訂正等・利用停止の請求については、訂正等申請書または利用停止申請書及びご本人確認のため、「開示の請求について<開示の請求でご郵送いただくもの>」と同様の書類を合わせてご郵送ください。
(3)利用目的の通知についての請求
開示等の請求のお申出先へご連絡ください。
2)利用目的の通知または開示請求される際の郵送料について
1回の申請ごとに下記郵送料が必要となります。
・郵送料:624円(内訳:定型84円、書留435円、本人限定受取郵便105円)→郵便局ウェブサイト
・郵送料のお支払い方法:624円分の切手を申請書に同封してください。
3)開示等の請求に対する回答方法
原則本人を受取人とし、本人の住民票の写し記載の住所に本人限定受取郵便で書面にて郵送致します。(委任による代理人が申請される場合でも、開示対象者本人を受取として本人の住民票の写し記載の住所へ郵送します。法定代理人が申請の場合は、法定代理人を受取人として法定代理人の住民票の写し記載の住所に郵送致します。)
本人限定受取郵便の為、封筒には受取人の電話番号を記載致します。郵便物の受取に際しましては、郵便局から受取人宛てに連絡があり、本人確認の上住所または、郵便局で受ける事が出来ます。
*「保有個人データ」の不開示事由について
次に定める場合は、不開示とさせていただきます。不開示を決定した場合はその旨、理由を付記して通知致します。また、不開示の場合についても指定の手数料及び郵送料を頂きます。
- ・申請書に記載されている住所や本人確認のための書類に記載されている住所と当社の登録住所が一致しないなど、本人が確認できない場合。
- ・代理人による申請に際して、代理権が確認できない場合。
- ・指定の申請書類に不備があった場合。
- ・開示の請求の対象が「保有個人データ」に該当しない場合。
- ・本人または第三者の生命・身体・財産その他の権利・利益を害するおそれがある場合。
- ・当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合。
- ・他の法令に違反することとなる場合。
4)その他
- ・手数料及び郵送料が不足していた場合または手数料及び郵送料が同封されていなかった場合はその旨連絡申し上げますが、指定の期間内にお支払がない場合は、開示の請求等がなかったものとして対応させて頂きます。
- ・この開示等の手続きでご提出された個人情報は、本人確認、保有個人データとの照合、本人または、申請者(代理人)とのご連絡等の開示手続きに必要な範囲で利用致します。
- ・なお、申請書類は一定期間保管した後廃棄する為返却は致しません。
- ・個人データの確認照合の手続きの関係で、開示書類のお渡しに時間がかかる場合がありますので、予めご了承ください。
4.個人情報の取扱いに関する苦情の申出先
次項5.に記載の問い合わせ窓口にお申し出ください。 なお、所属する認定個人情報保護団体はありません。
5.個人情報保護管理者及び問い合わせ窓口
個人情報保護管理者:代表取締役社長 鳥越直寿
個人情報の取扱いに関する苦情、およびお問い合わせ、開示等の申し出先、個人情報保護方針の内容についてのお問い合わせは、下記までご連絡をお願いいたします。
当社への直接のご来社は、受付いたしかねます。
お問い合わせ先
〒100-0008 東京都台東区池之端1-2-18 NDK池之端ビル
株式会社インフォコム東日本 業務部
窓口:個人情報保護取扱い担当
TEL:03-5832-5400(代)
/E-Mail:
【受付時間】平日9:15~17:30(12:00~13:00を除く)
※土曜・日曜・祝日は受付できません。
6.個人情報の取扱体制や講じている措置
当社は、個人情報の安全管理のため、以下の措置を講じております。
(1)個人情報の取扱いにかかる規律の整備
- ・個人情報の取得、利用、保存、提供、削除および廃棄等について、取扱方法、責任者や担当者およびその任務等について、規程を策定して おります。
(2)組織的安全管理措置
- ・個人情報の取り扱いに関する責任者を設置するとともに、個人情報を取り扱う従業員および当該従業員が取り扱う個人情報の範囲を明確化し、 法や取扱規程に違反している事実または兆候を把握した場合の責任者への報告体制を整備しております。
- ・個人情報の取扱状況について、定期的に自己点検を実施しております。
- ・当社は、プライバシーマークを取得しており、当該プライバシーマークの更新にあたり、外部機関(JUAS:一般社団法人日本情報システム・ ユーザー協会)による審査を受けた上で、必要な措置を講じております。
(3)人的安全管理措置
- ・個人情報にかかる秘密保持に関する事項を就業規則に記載しております。
(4)技術的安全管理措置
- ・個人情報を取り扱う機器、電子媒体および外部サービスについて、アクセス制御を実施し、責任者および担当者以外によるアクセスを禁止する とともに、アクセスログを管理し、個人情報への不必要なアクセスを防止しております。
- ・個人情報を取り扱う機器、電子媒体および外部サービスについて、セキュリティ措置を施し、不正アクセスや不正ソフトウェアから保護して おります。
7.個人情報保護方針の更新
本ページを変更する場合は、この変更について当サイトに掲載いたします。最新のプライバシーポリシーをお知らせすることにより、常に個人情報の収集やその利用方法をご案内しております。定期的にご確認くださいますようお願い申し上げます。